REKRUTMEN YAKKUM EMERGENCY UNIT

STAF SEKRETARIAT

STAF DEVELOPMENT

STAF ADMIN DIKLAT

PENEMPATAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

YAKKUM Emergency Unit (YEU) merupakan salah satu unit kerja YAKKUM (Yayasan Kristen untuk Kesehatan umum) dengan mandat utama melakukan tanggap darurat terhadap bencana dengan lingkup pelayanan di Indonesia dan luar Indonesia. YEU bekerja berdasarkan prinsip netralitas dan imparsial sehingga tidak memandang ras, agama atau kelompok dan mengutamakan kepentingan kemanusiaan untuk membantu korban bencana di bidang kesehatan pada khususnya, pendidikan kebencanaan dan penanggulangan bencana yang inklusif.

YEU membuka kesempatan untuk bergabung dalam pelayanan kami sebagai Staf Sekretariat, Staf Development & Staf Admin Diklat

STAF SEKRETARIAT

Uraian Tugas

1. Memahami dan melaksanakan SPO (Standar Prosedur Operasional) Sekretariat serta SPO Informasi dan Komunikasi;
2. Melakukan pengelolaan administrasi umum, yang meliputi surat menyurat, pengarsipan, dokumentasi data dalam bentuk hardfile maupun penyimpanan awan dan pencatatan untuk kebutuhan internal maupun eksternal, termasuk kontrol perlengkapan administrasi yang mendukung operasional kesekretariatan;
3. Mengelola basis data kelembagaan, yaitu rekap laporan kelembagaan bersama manajer termasuk laporan semester ke YAKKUM, melakukan pembaruan profil Lembaga serta melakukan digitalisasi dokumen-dokumen lembaga;
4. Mengelola dokumentasi kelembagaan dan bertanggung jawab terhadap proses maupun hasil rekam kegiatan-kegiatan kelembagaan dalam bentuk tertulis dan audio-visual, yang meliputi (dan tidak terbatas pada) pengamatan, pengkajian, wawancara, pertemuan kelompok, kuesioner, survei, referensi pihak lain/ data, dan bentuk rekam kegiatan lainnya;
5. Melakukan penerjemahan, baik tertulis maupun verbal, dalam pelaksanaan kegiatan kelembagaan;
6. Membuat produk publikasi sesuai kebutuhan lembaga;
7. Melakukan fungsi kehumasan antara lain: membantu manajer dalam komunikasi krisis pada respon bencana, membuat strategi media termasuk analisa ulasan publik, serta aktif membina hubungan dengan media untuk kepentingan visibilitas lembaga untuk kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh lembaga;
8. Melakukan pengelolaan konten media sosial lembaga, website serta bertanggungjawab terhadap semua akses media sosial Lembaga;
9. Berhubungan secara koordinatif dengan Manajer Sekretariat, Informasi dan Komunikasi serta tim Divisi Sekretariat, Informasi dan Komunikasi dalam pelaksanaan tugasnya.

Keterampilan dan Keahlian yang Dibutuhkan

Untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut di atas, YEU mencari kandidat dengan kriteria sebagai berikut:

1. Mahir berbahasa Inggris lisan dan tulisan serta lulusan S1 Bahasa Inggris lebih diutamakan;
2. Minimal 1 tahun pengalaman kerja di bidang sekretariat & administrasi;
3. Mampu berkomunikasi efektif ke berbagai kalangan & mitra;
4. Tertib & ahli dalam pengarsipan administrasi kelembagaan;
5. Domisili di area Daerah Istimewa Yogyakarta.

 

STAF DEVELOPMENT

Uraian Tugas

1. Menjalankan SPO SDM;
2. Melakukan pengarsipan berkas yang berkaitan dengan program Development, capacity building staf, dan berkas lain yang berkaitan dengan data dasar kompetensi staf—dalam bentuk hard file maupun soft file;
3. Berkoordinasi secara berkala dengan tim SDM dan Diklat YEU;
4. Bekerja secara tim terkait dengan pekerjaan estafet baik dalam Divisi SDM, sub-divisi Diklat maupun divisi lainnya;
5. Menjadi bagian dalam proses audit monitoring Divisi SDM;
6. Bersama dengan tim SDM yang lain, melakukan koordinasi dalam rangka pengembangan Development;
7. Bersedia memberikan internal capacity building baik pada sub divisi maupun bidang lain sesuai kebutuhan.
8. Melaksanakan dan memproses penilaian kinerja kepada seluruh karyawan.
9. Menjadwalkan dan melaksanakan induksi karyawan baru serta penyegaran induksi bagi karyawan lama.
10. Menerima, merekap, mengolah dan menganalisa keluhan karyawan dan mendiskusikan bersama Manajer SDM.
11. Menjalankan kegiatan “Team Building” karyawan dan peningkatan kapasitas karyawan sesuai skema “Staf Development Plan”.
12. Menjalankan proses serah terima dan “Exit Questionnaire” serta melakukan penyimpanan berkasnya.
13. Memberikan masukan untuk KPI (Key Performance Indicator), menjadwalkan dan memonitoring penerapan KPI di YEU.
14. Membantu melakukan perencanaan, melaksanakan, mengolah, menganalisa dan mengevaluasi pemetaan isu minat karyawan, peta regenerasi dan pengembangan karier karyawan YEU bersama Manajer SDM.

Keterampilan dan Keahlian yang Dibutuhkan

1. Memiliki ijazah dengan jenjang pendidikan minimum S1 pada bidang psikologi atau bidang lain yang berkaitan.
2. Mampu mengelola dan telah berpengalaman di bidang development karyawan minimal 2 tahun.
3. Problem solving oriented.
4. Cepat belajar, adaptif, dan proaktif.
5. Mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik.
6. Familiar bahasa Inggris dan media digital.
7. Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan software komputer seperti MS. Office (Word, Excel, Power Point dan lain sebagainya).
8. Bersedia melakukan perjalanan ke luar kota hingga keluar negeri untuk kegiatan pelatihan ataupun pengembangan karyawan.
9. Mampu menyusun dan menganalisa rencana kerja, anggaran, & laporan.
10. Senang berjejaring dan berkolaborasi dengan efektif untuk kemajuan Lembaga.
11. Mampu melakukan monitoring, evaluasi dan memberikan masukan pembelajaran.
12. Paham perkembangan dan trend di dunia kemanusiaan.

 

STAF ADMIN DIKLAT

Uraian Tugas

1. Menjalankan SPO Diklat;
2. Melakukan pengarsipan berkas yang berkaitan dengan program pelatihan dan capacity building staf, serta administrasi umum meliputi surat masuk, surat keluar, buku-buku pendukung, dan berkas lain yang berkaitan dengan data dasar Diklat dan kompetensi staf—dalam bentuk hard file maupun soft file;
3. Berkoordinasi secara berkala dengan tim SDM dan Diklat YEU;
4. Bekerja secara tim terkait dengan pekerjaan estafet baik dalam Divisi SDM, sub-divisi Diklat maupun divisi lainnya;
5. Menjadi bagian dalam proses audit monitoring sub-divisi Diklat;
6. Memastikan kualitas pelatihan baik dari isi, pelaksanaan maupun pengisi pemateri;
7. Mengembangkan riset penelitian, modul pelatihan dan bahan ajar lainnya;
8. Melakukan asesmen dan rekomendasi terkait program pengembangan pelatihan, baik dari sisi konten/ produk yang ditawarkan pada konsumen maupun sistem yang digunakan dalam menjalankan program serta pengelolaan dana;
9. Membuat perencanaan program pelatihan demi pengembangan lembaga dan mitra serta memastikan kelengkapan dokumen pendukung;
10. Bersama dengan tim Diklat dan SDM yang lain, melakukan koordinasi dalam rangka pengembangan Diklat;
11. Mendukung pelaksanaan kegiatan program proyek;
12. Mendukung dan membantu dalam pelaksanaan dan pengembangan hubungan dengan mitra kerja baik pemerintah maupun non pemerintah pada tingkat lokal, nasional, maupun internasional dalam rangka pemenuhan sumber daya dan dana untuk menunjang program dan keberlangsungan Lembaga;

Keterampilan dan Keahlian yang Dibutuhkan

1. Memiliki ijazah dengan jenjang pendidikan minimum diploma tiga pada bidang manajemen atau bidang lain yang berkaitan.
2. Mampu mengelola dan telah berpengalaman di bidang administrasi, persuratan, persiapan pelatihan dan penyelenggaraan pelatihan minimal 2 tahun.
3. Problem solving oriented.
4. Cepat belajar, adaptif, dan proaktif.
5. Mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik.
6. Familiar bahasa Inggris dan media digital.
7. Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan software komputer seperti MS. Office (Word, Excel, Power Point dan lain sebagainya).
8. Bersedia melakukan perjalanan ke luar kota hingga keluar negeri untuk kegiatan -training.
9. Mampu menyusun dan menganalisa rencana kerja, anggaran, & laporan.
10. Senang berjejaring dan berkolaborasi dengan efektif untuk kemajuan Lembaga.
11. Mampu melakukan monitoring, evaluasi dan mengelola pelatihan.
12. Paham perkembangan dan trend di dunia kemanusiaan.

 

Kirim daftar riwayat hidup, surat lamaran pekerjaan dan scan ijazah ke email:

nataliaavikma@yeu.or.id

cc email ke:

hrdyeu@yeu.or.id

Subyek Email:

(Posisi) - (Nama Lengkap)

Contoh: Staf Development – Natalia Avikma Manuk

 

Tenggat Waktu

24 September 2023

YAKKUM Emergency Unit berkomitmen untuk membangun tenaga kerja yang beragam dan inklusi melalui praktik ketenagakerjaan yang adil dan merata. YEU mendorong setiap orang dari segala jenis disabilitas, suku, agama, ras, warna kulit, jenis kelamin dan usia sesuai perundang-undangan yang berlaku untuk melamar pekerjaan ini.

Kami berkomitmen untuk mencegah semua perilaku yang tidak diinginkan di tempat kerja, termasuk kekerasan dan eksploitasi. Kami mengharapkan semua orang yang bekerja bersama kami untuk berbagi komitmen ini dengan memahami dan bekerja dalam Kebijakan Safeguarding (perlindungan kelompok rentan).

YAKKUM Emergency Unit patuh pada kode etik kemanusiaan, Perlindungan (safeguarding) terhadap anak dan dewasa rentan, anti korupsi, anti penyuapan dan anti terorisme.